Feladattervezési és időgazdálkodási szempontok
Az időnk olyan, mint egy út, s az azon való utazás. S hogy az milyen tájakon vezet keresztül, mi szegélyezi, mi mellett halad el, azt leginkább maga az úton járó ember határozza meg, tudatosan vagy tudattalanul. Hogy mi mellett döntünk, hogy mivel töltünk el az időt, miben élünk egy pillanatban, egy percben, egy órában, egy napban, egy hétben, egy hónapban, és ezzel egy évben, és végül az életben, azt mi határozzuk meg. Az idő, amiből egyre kevesebb van, azt gyermekként még önfeledten pazaroljuk, s így szabadon válik értékessé. Korosodva már kapkodunk utána, ahogy elsuhan az életünkből, minden nap, s így válik értékessé. Felnőtt korban jobb, ha már értékként, lehetőségként kezeljük az időnk és nem pazaroljuk, hanem tudatosan bánunk vele. Tudatosan határozzuk meg, hogy mi szegélyezi utunk, mivel foglalkozunk, mikor mire szánunk időt.
Én három részre osztanám az időnk:
1.) A világnak, másoknak adás ideje önmagunkból, ez a munka ideje.
2.) Aktív töltekezés ideje:
– Énidő, amikor azzal foglalkozom, amit szeretek, csak önmagáért, önmagamért.
– Tárasas élet ideje, a kapcsolatokban töltekezés, a kapcsolatok építésének ápolásának ideje.
3.) A passzív töltekezés ideje: pihenés, alvás.
Ezek egyensúlya határozza meg a mindennapok minőségét és a testi – lelki egészséget. Időlegesen, esetileg elbillenhet egyik vagy másik javára az egyensúly, de hosszútávon kiegyensúlyozottnak, harmonikusnak kell lennie, különben az élet benyújtja a számlát betegségek, lelki és életbeli problémák formájában.
Jómagam is próbálom az életvezetést tudatosan alakítani. Ehhez nagyon fontossá vált az időgazdálkodás , tervezés, ami nagyon nehéz feladat. Ehhez egy módszert találtam ki a határidőnaplóm (papíralapú vagy elektronikus) használatára. Megosztom, hátha valakinek segít.
1.) Összegyűjteni azokat a fix pontokat a napokban, melyek szinte mindennap ismétlődnek: Pl.: kelés, munkába indulás, étkezések, családi beszélgetés, filmnézés, esti készülődés, nyújtás, meditáció, olvasás, fekvés, stb. Ezeket fix időpontra írjuk be előre!
2.) Összegyűjteni azokat a fix pontokat a héten, amelyek adott napokon ismétlődnek. Pl.: meeting, takarítás, edzés, masszázs, képzés, stb. Ezeket fix időpontra írjuk be előre! Ügyelni kell arra, hogy jól határozzuk az egyes események időigényét, mert egymásra tervezve könnyen a késés hibájába eshetünk.
3.) Így kialakul a hét fix váza, melyek között rugalmas időszakaszok maradnak az egyéb eseti, de mégis fixált feladatoknak, melyek időpontját nemcsak mi határozzuk meg. Pl.: munkatalálkozók, fodrász, orvos, autószerelő, családi találkozók, baráti találkozók, hivatali időpontok, mozi, stb. Ezeket abba a fix időpontra írjuk be aktuálisan!
4.) A fennmaradt rugalmas időszakaszokba jöhetnek az egyéb elintézendő feladatok, melyek nagy mennyisége miatt nagyon fontos priorizálni. Két szempont alapján:
a. Egy adott napon vagy napszakban intézhető el a héten belül. Abba az idősávba kell beírni, de nem fix az időpont. Pl.: nyitvatartás, hivatali idő, stb.
b. Ami ennél is kötetlenebb feladat azt fontossági sorrendbe kell sorolni és a fentmaradt szabad időpontokba beírni. A közeli napokra a sürgőset, távolodva a következőket a listáról. Vigyázzunk ne essünk túlvállalásba, tudnunk kell előre meghatározni egy feladat megközelítő időigényét. Ha alulbecsüljük, akkor túl sok minden megvalósulatlan marad a nap végén. Ha ezeket átraknánk a következő napra, akkor csak halmozás jön létre, mert vélhetőleg a következő napot is túltöltöttük. Ami nagyon frusztráló egy idő után. Ráadásul az egymásra torlódás miatt a késés hibájába is eshetünk a fix időpontoknál. Ezért először, amíg ez nem megy jól, inkább kevesebb eseti feladatot rakjunk a rugalmas időkbe, és inkább a következő napról hozzunk előre, mint feladatokat kelljen tolni magunk előtt. Érzelmileg nem mindegy a hatás. A priorizálás lényege az, hogy bár a feladataink száma végtelen, de mindig a legfontosabb lesz biztosan elvégezve. Ami kimarad, az csak terv marad. El kell engedni, nem fér bele a napunkba, hetünkbe, hónapunk, évükben, vagy az életünkbe. Kiesett a sor alján, elengedjük. Nem egy nap az élet, de elfogadjuk, hogy lehetőségeink korlátozottak. Azért sem szabad túlzsúfolni a tervet, mert bármi spontán, vagy váratlan dolog közbejöhet. A teljes élet nem tervezhető.
5.) Végül a feladatok témakörnél szükséges egy másik tevékenység is, ami meghatározza az eseti feladatok többségét. Ez a 1.) célok meghatározása, 2.) a célok eléréshez vezető út felvázolása tervekben, 3.) a tervek konkrét feladatokra bontása, 4.) a feladatokhoz időrendelés, ütemezés, 5.) ezek beintegrálva a teljes priorizált feladatlistába az egyéb feladatok közé, 6.) onnan (a 4. pont szerint) a napi, heti, havi tervünkbe rögzítés.
6.) Használat közben átláthatóbb lesz, ha ami lejárt, amit elvégeztünk, ami megváltozott és nem aktuális azt kihúzzuk a listából. Ekkor már megkülönböztethető a még aktuális feladatoktól, de azt is látom mi mindent csináltam már meg.
Miért jó tervezni és terv szerint haladni? Mert, ha meghatározod, hogy a napod, hogy fog telni,
• akkor a napod tartalmas lesz,
• a céljaiddal folyamatosan haladsz,
• nem folyik szét az időd,
• önmagad bekeretezed,
• leszoksz a halogatásról,
• nem leszel olyan stresszes attól sem, hogy mennyi a feladat, vagy hogy nehogy elmaradjon valami fontos.
Persze az egész csak úgy ér valamit, ha tervet komolyan vesszük, mert az azt mutatja, önmagunkat is komolyan vesszük.
A mottó:
Szépen
nyugodtan
tervezetten
mindent
a maga idejében.